В статията · 505 раздела
Клиент пише запитване. Някой го чете, проверява какво е обсъждано с него досега, търси дали има наличност, пише отговор и решава кой от екипа да поеме поръчката. Ако това е денят на вашите хора, въпросът не е кое приложение да купите. Въпросът е коя част от тази верига искате да спре да се върши на ръка.
Готовите AI инструменти са много и са лесни за пробване. Затова изкушението е да се започне от тях. Тази статия е за момента преди покупката: как да прецените дали един готов инструмент ще свърши работа, или ви трябва система, направена за начина, по който работи бизнесът ви.
Какво може един готов AI инструмент?
Доста. Готовият инструмент може да обобщи среща, да подготви имейл, да раздели входящите запитвания по вид или да извади данни от документ. Пускате го, давате му задача и получавате резултат.
Той е полезен, когато три неща са изпълнени едновременно:
- задачата е ясна и може да се опише с няколко изречения;
- повтаря се често, така че спестеното време се натрупва;
- резултатът е сравнително предвидим и човек лесно проверява дали е верен.
Ако задачата ви отговаря на това описание, започнете с готов инструмент. Не ви трябва нищо повече, докато не опрете в неговите граници.
Защо готовият AI инструмент не върши работа в моя бизнес?
Проблемът започва, когато очаквате от инструмента сам да разбере как работи бизнесът ви. Вземете същото запитване от клиент. Готовият инструмент ще напише добре звучащ отговор. Той обаче не знае какви са актуалните ви условия и наличности. Не знае какво вече сте обсъждали с този клиент. Не знае кой служител трябва да поеме случая. И не знае кога запитването е достатъчно сложно, за да не се отговаря автоматично.
Тогава някой от екипа копира информация в инструмента, проверява отговора, поправя го и после го пренася там, където се води клиентът. Работата не е изчезнала. Само е добавен още един екран, който трябва да се отваря.
Има и по-неприятен случай. Ако процесът днес е объркан, ако не е ясно кой поема следващата стъпка или една и съща информация се пише на три места, инструментът няма да го подреди. Ще направи същото по-бързо, с грешките включително.
Каква е разликата между AI инструмент и AI система за бизнеса?
„Готовият инструмент изпълнява команда. Системата следва процес.“
Системата има достъп до актуалната информация на бизнеса ви, следва ясни правила и знае какво да направи в различни ситуации. При същото запитване тя може да:
- разпознае вида на запитването;
- провери нужната информация в базата, с която работите;
- подготви отговор според конкретния клиент и историята с него;
- създаде задача за правилния човек от екипа;
- предаде целия контекст, за да не започва той разговора отначало;
- спре автоматизацията, когато случаят изисква човешка преценка.
Последната точка е толкова важна, колкото и първите. Не е достатъчно системата да даде добър отговор. Тя трябва да знае кога да го предложи, кой трябва да го провери и какво да направи, ако няма достатъчно информация.
Затова такава система се прави, след като е ясно как работи екипът ви, а не преди това. Това наричаме индивидуален бизнес софтуер: системата се вписва в начина, по който вече работите, вместо да ви кара да работите по нов начин заради нея. Ако хората ви ползват CRM, имейл и документи, тя помага точно там. Ако ви е интересно как изглеждат такива системи на практика, вижте нашите проекти.
Как да разбера дали ми трябва готов софтуер, или софтуер по поръчка?
Погледнете една конкретна задача, не бизнеса като цяло. После я сравнете с двете колони:
Готов инструмент стига
- Задачата е една и се описва лесно
- Повтаря се често и по едни и същи правила
- Грешката е евтина и се хваща с един поглед
- Не зависи от данни, които има само във вашите програми
- Един човек я започва и я завършва
Трябва система
- Процесът има няколко стъпки, които минават през различни хора
- Нужна е информация от няколко места: клиенти, наличности, история
- Решението зависи от контекста на конкретния клиент или поръчка
- Някой трябва да провери резултата, преди да излезе навън
- Има изключения, при които автоматизацията трябва да спре и да извика човек
Ако задачата ви е изцяло в лявата колона, готовият инструмент е разумният избор. Ако има поне няколко неща от дясната, инструментът ще свърши само част от работата, а останалото ще продължи да пада върху хората ви. Тогава си струва да помислите за система, която свързва стъпките. Не е нужно да се прави цялата наведнъж: може да започне от стъпката, която ви тежи най-много, и да расте оттам.
Откъде да започна с AI в бизнеса, без да променям всичко?
Не започвайте с въпроса кой AI инструмент да купите. Когато разговаряме със собственик, първо питаме коя задача хората му вършат на ръка всеки ден. После проследяваме процеса:
- кой подава информацията;
- какви стъпки следват;
- къде се губи време;
- кои решения взема човек;
- какви изключения възникват;
- с кои програми трябва да се свърже системата.
След това определяме каква информация ще ползва системата: актуалната база данни, вътрешните правила, шаблоните и примерите за правилни отговори. Без тях отговорите остават общи.
Самата работа върви на стъпки:
- Разбиране на сегашната работа.
- Избор на една конкретна задача.
- Подготовка на информацията и правилата.
- Свързване с програмите, които вече ползвате.
- Тестване с реални случаи.
- Постепенно въвеждане в екипа.
Понякога в края на този преглед се оказва, че не е нужна сложна система. Трябва само да се подреди начинът на работа или да се ползва готов инструмент за една стъпка. И това е добър резултат: знаете го, преди да сте платили за нещо, което не ви трябва.
Ако искате да минете през този преглед заедно с нас, започва се с безплатен одит: онлайн разговор, на който ни разказвате как върви работата и заедно намираме къде се губи време.
Тази седмица
Какво да направите тази седмица
- Опишете какво се случва сега с една задача, която се повтаря всеки ден: откъде идва, кой я поема, какъв е резултатът.
- Отбележете къде се губи време, къде една и съща работа се върши повторно, къде възникват грешки и кога трябва да се намеси човек.
- Изберете една част от процеса, тествайте я с AI и измерете резултата. Ако работи, свържете следващата стъпка.
Нашето мнение
Готовият AI инструмент няма да оправи хаоса в бизнеса ви, ще го автоматизира. Първо подредете процеса, после изберете инструмента.
Иван Панов, A&B AutomationВъпроси
ВъпросиЧесто задавани въпроси
Готов AI инструмент или софтуер по поръчка: кое излиза по-евтино?
Зависи от това колко работа остава на ръка около инструмента. Сметнете часовете, в които някой копира, проверява и поправя след него. Ако са малко, готовият инструмент е по-изгоден, а ако процесът минава през няколко души и програми, има смисъл да сравните с това какво би направила система.
Мога ли да започна с готов AI инструмент и после да мина към система?
Да. Започнете с една ясна задача и вижте къде инструментът спира. Тези места показват точно какво трябва да прави системата, ако след време решите да я изградите.
Трябва ли да променя начина, по който работи екипът, заради AI?
Не. Системата се прави по сегашния ви процес и маха ръчните стъпки от него. Ако обаче процесът днес е объркан, първо се подрежда, иначе AI ще повтаря същите грешки.